Het aanwezigheidsregister van de vereniging: erin zoeken, het exporteren, weten wat het bevat
Elke dienst die een vereniging beëindigt, laat een register achter op de telefoon van de vereniging: wie heeft ingecheckt, wanneer en met welk wapen. Dit artikel gaat over dat register: wat een rij bevat, hoe je er een persoon of een wapen in vindt, en wat de bestanden die je eruit exporteert bevatten.
Hoe mensen inchecken staat in inchecken bij de vereniging met een QR-code. Waar een verlof of een instantie iets van een vereniging vraagt, zeggen de verlofgidsen waar je moet kijken.
Wat een rij bevat
Eén rij per lid per dienst
Een dienst verschijnt in het register zodra hij is beëindigd, en elke persoon die heeft ingecheckt heeft er één rij in. Een rij bevat de voor- en achternaam, de incheckcode, het tijdstip van de eerste check-in, de wapens die het lid heeft aangevinkt met hun wapengroep, en eenrichtingscodes gemaakt van de wapen- en verlofnummers die het lid had ingevuld. Ze bevat ook het soort dienst, training of wedstrijd, de discipline als er een is gekozen, en de naam van degene die de dienst heeft gestart.
Dezelfde code nog eens scannen op dezelfde dienst voegt geen rij toe. Het werkt de wapens bij en houdt het eerste tijdstip. Een check-in die via de code is ingetypt, legt alleen aanwezigheid vast, zonder wapens.
Zoeken en filteren
Op naam, code, jaar of wapen
Het scherm Historie heeft een zoekveld voor namen en codes, en negeert hoofdletters en accenten, dus “Jorgen” vindt “Jörgen”. Je kunt filteren op jaar en op wapen. Er is ook een veld voor een wapen- of verlofnummer: wat je typt wordt omgezet in dezelfde eenrichtingscode, gematcht en daarna weggegooid. Een rij matcht wanneer een van haar wapens die code heeft.
De match is exact. Een nummer dat hier anders is getypt dan in de eigen app van het lid matcht niet, en de app zegt dat wanneer er niets wordt gevonden. Een check-in van vóór de vereniging haar app bijwerkte, bevat zo’n code niet, dus die is zo niet te vinden.
De exports
Twee CSV-bestanden en één PDF
De exportopties, achter het menu op het scherm Historie, exporteren altijd de rijen die je op dat moment ziet, dus stel eerst de filters in. De bestanden verlaten de telefoon alleen via het deelmenu van de telefoon, dus jij kiest waar ze heen gaan.
| Bestand | Wat het bevat |
|---|---|
| CSV, één rij per aanwezigheid | Voornaam, achternaam, code, gebruikers-ID, datum, activiteit, discipline, “Bevestigde uitslag”, wapen, wapengroep, dienst-ID, wie de dienst heeft gestart en diens ID. |
| CSV, één rij per wapen | Dezelfde kolommen, met één rij voor elk gebruikt wapen. |
| PDF, gegroepeerd per jaar | Dezelfde aanwezigheidsgegevens als de CSV en het wapen, gegroepeerd per jaar met het meest recente jaar eerst. |
De CSV heeft geen kolom voor de vereniging en geen verlofnummer. De datum is het inchecktijdstip zoals de klok van de telefoon het aangaf. De kolom “Bevestigde uitslag” bevat in de CSV kale getallen. In de PDF staat naast elke score de naam van degene die de dienst heeft gestart, en dat is niet per se degene die de code heeft ingevoerd. Wat de kolom betekent staat in een score controleren tegen de papieren kaart. Een score die is gecontroleerd voor iemand die op die dienst nooit heeft ingecheckt, heeft geen rij om in te staan en wordt dus uit de exports weggelaten.
Wat de PDF over zichzelf zegt
Opmerkingen over hoe ver je elk deel kunt vertrouwen
- Aanwezigheid is vastgelegd door het apparaat van de vereniging toen de deelnemer zijn code toonde.
- Het wapen is wat de schutter zei te hebben gebruikt, vastgelegd zoals opgegeven.
- De discipline is waaronder de hele dienst is vastgelegd, geen uitspraak over wat een bepaalde deelnemer heeft geschoten.
- Als een score is vermeld en een rij noemt wie die heeft gecontroleerd: de opmerking zegt dat een “Bevestigde uitslag” er een is die een persoon tegen de papieren kaart heeft gecontroleerd. De app kan niet zien of iemand dat heeft gedaan.
- Als je op wapen- of verlofnummer hebt gefilterd: de nummers zijn zoals de leden ze hebben opgegeven, en check-ins van vóór de vereniging haar app bijwerkte, staan er niet in.
De eerste twee regels worden altijd afgedrukt; de andere verschijnen wanneer ze van toepassing zijn. De PDF heeft ook een referentie en een aanmaaktijdstip in zijn kop.
Waar het wordt bewaard, en hoe lang
Op de telefoon van de vereniging, tot de gegevens worden verwijderd
Het register wordt opgeslagen op de telefoon van de vereniging. De app uploadt het niet en verwijdert het niet volgens een schema, dus hoe lang een vereniging het bewaart, en wie het ziet, is de eigen beslissing van de vereniging. Het bevat de namen van leden in leesbare vorm. Clubmodus vraagt om de eigen Face ID, vingerafdruk of toegangscode van de telefoon waar die is ingesteld, maar een bestand dat je exporteert wordt niet langer door de app beschermd. Het register zit ook in een backup die je vanuit de app maakt, en in de eigen automatische apparaatbackup van je telefoon (iCloud-reservekopie of Google One/Auto Backup), die in je eigen Apple- of Google-account staat, niet bij Shooter. Het privacybeleid beschrijft wat bij een check-in en een scorecontrole wordt gedeeld.
Het is grondstof voor de administratie van een vereniging, niet de administratie zelf: de app schrijft geen verenigingsverklaring voor een verlof.
Veelgestelde vragen
3 vragen
Kunnen twee verenigingen een register delen?
Niet in de app. Een register staat op de telefoon die de diensten heeft gedraaid. Exporteer het om de inhoud te delen.
Waarom vind ik een lid niet als ik op zijn verlofnummer zoek?
Het nummer moet precies zo getypt zijn als het lid het in zijn eigen app heeft getypt, en een check-in van vóór de vereniging haar app bijwerkte, bevat geen nummer om op te matchen.
Bewijst het register wie er was?
Het legt vast wie een code heeft getoond, en het wapen zoals het lid het opgaf. De code is niet ondertekend, dus hij is net zo makkelijk te vervalsen als een naam in een papieren map, en niet sterker.